Diputación Provincial de Zaragoza. Fondos Documentales: Villanueva de Gállego

Resumen

El Ayuntamiento de Villanueva de Gállego adoptó hace unos años la decisión de acogerse a la fórmula ofrecida por la Diputación Provincial de Zaragoza para la gestión conjunta de su archivo. En esta comunicación se hace un repaso a las diferentes decisiones político-administrativas y actuaciones técnicas que, dentro de este marco de colaboración, y atendiendo a las necesidades y peculiaridades del municipio, están permitiendo la existencia de un servicio de información a partir de los fondos documentales del Ayuntamiento.

1. Introducción

Para un ayuntamiento, disponer de un Servicio de Archivo aunque no sea una obligación legal, sí que es una necesidad, dada la importancia de sus documentos para una gestión municipal eficaz; también por ser garantes de derechos adquiridos por las propias corporaciones y por otras personas, tanto físicas como jurídicas. Y, además, estos archivos son fuente de investigaciones científicas. Por otra parte, no hace falta repetir aquí los perjuicios e inconvenientes administrativos, económicos y de otras índoles que se pueden derivar para todos por no tener los fondos documentales bienorganizados.

El Ayuntamiento de Villanueva de Gállego1, cuya producción documental ha aumentado considerablemente en los últimos años, está organizando su Servicio de Archivo con la Diputación Provincial de Zaragoza. El objetivo de esta comunicación es dar a conocer las principales medidas de carácter político y técnico que se han ido adoptando dentro de ese marco de gestión compartida para que el archivo municipal de Villanueva de Gállego se convierta en el necesario servicio municipal.

2. Política de archivo del Ayuntamiento de Villanueva de Gállego

En 1996 el Ayuntamiento Villanueva de Gállego solicitó a la Diputación Provincial de Zaragoza la presencia de alguno de sus archiveros municipales para resolver una serie de problemas que afectaban a los fondos documentales, relacionados con los depósitos, mobiliario, recuperación de la documentación, y un etcétera que se puede resumir en la necesidad de tener organizado el Servicio de Archivo. Esta solicitud fue aprobada por la corporación provincial en 1997.

A partir de entonces, y dentro de este marco de gestión compartida entre el Ayuntamiento y la Diputación, las autoridades municipales han llevado a cabo varias actuaciones en materia de conservación, personal, difusión, etc., entre las que destacan:

–         La realización de obras de adecuación del principal depósito documental, siguiendo los criterios del arquitecto municipal, para solucionar algunos riesgos de seguridad observados por el archivero provincial.

–         La adquisición de mobiliario adecuado para dicho depósito, en diferentes fases, y en parte subvencionado por la Diputación de Zaragoza.

–         La adquisición de contenedores más apropiados (cajas con un ph más neutro) con los que se han sustituido los anteriormente utilizados.

–         La designación de un auxiliar administrativo del Ayuntamiento para realizar labores propias de este empleo generadas por el Archivo.

–         La contratación en diciembre de 2007 de una diplomada en Biblioteconomía y Documentación para colaborar en las labores de gestión documental, especialmente en la organización de fondos.

–         La solicitud de la edición por parte de la Diputación Provincial de un tríptico informativo sobre el Archivo Municipal.

–         El estudio de un reglamento para el Archivo, adecuado a las necesidades de Villanueva de Gállego, tema en el que están trabajando el secretario del Ayuntamiento y el archivero de Diputación.

–         La digitalización de documentos, como medida de conservación y/o difusión. Durante las labores de organización de los fondos se ha descubierto la existencia en este archivo de algunos documentos pertenecientes a los ayuntamientos de Navardún, Ruesta, Urriés y Zuera. Cuando se termine de organizar la documentación menos actual y se compruebe que ya está localizada toda la documentación que de estos municipios pudiera haber aquí, se realizarán las gestiones legales pertinentes para devolverla a sus correspondientes titulares.

3. Actuaciones técnicas en el marco de la gestión compartida

3.1. Depósitos y mobiliario

El trabajo archivístico de la Diputación Provincial se inicia en enero de 2002. En esa época la documentación del Ayuntamiento de Villanueva de Gállego ocupaba unos 190 m.l., repartida en siete depósitos situados por diferentes plantas de la Casa Consistorial. El problema principal que presentaban los depósitos era el de su saturación, el de la falta de espacio.

Así, el Archivo General, ubicado en el sótano, que cuenta con un pequeño armario compactus de 3 cuerpos con capacidad para 45 m.l., y con estanterías, en aquella época tanto metálicas como de madera. Alguna de éstas se había roto, quedando tirados por el suelo los papeles, con el consiguiente problema de desorganización interna de las unidades documentales. En el compactus predominaban los legajos y cajas de obras, quintas y cuentas municipales, mientras que en las estanterías había una documentación de procedencia más variada. Tanto el armario como las  estanterías estaban completamente llenas, pero no sólo por los fondos archivísticos, pues aquí se guardaban también los boletines oficiales y publicaciones de Derecho Administrativo, principalmente. Este depósito contenía algo más de 97 m.l. de documentación de archivo. Además en él se almacenaba mobiliario y enseres procedentes de diversosservicios municipales, singularmente de la antigua consulta del médico. También en el sótano, pero en una sala separada de la anterior por un pasillo, había documentación en ficheros, baúles y cajas de embalar, correspondiente a sindicatos de riegos, asociaciones de ganaderos y a un etcétera bastante amplio, junto con ropas de cabalgatas y desfiles, taller de disc-jockey, y otros objetos y muebles muy variados.

La documentación de este depósito ocupaba unos 13 m.l. En el último piso de la Casa Consistorial se encuentra la antigua vivienda del secretario, y en algunas de sus habitaciones también había estanterías con documentos producidos por diferentes servicios municipales, que ocupaban unos 20 m.l. El resto de depósitos hacen funciones de archivo de oficina de diferentes órganos y servicios. Así, en la planta calle se ubica principalmente el del Registro General. Y en la planta primera están los de los demás: Ayuntamiento Pleno, Comisiones, Secretaría, Urbanismo, Intervención, etc. Pero todos ellos también con la falta de espacio libre ya mencionada.

Por lo tanto, el primer problema a solucionar ha sido el de aumentar la capacidad del Archivo Central, depósito que reúne unas buenas condiciones de temperatura y humedad, y donde se realizaron unas pequeñas reformas propuestas por el arquitecto municipal para remediar algunos inconvenientes observados por el archivero de Diputación. Se amplió la capacidad del depósito sacando de él, con la ayuda de la brigada municipal, todo lo que no era documentación de archivo (boletines oficiales, revistas, muebles y objetos varios, etc.) y dotándolo de estanterías metálicas montadas de forma que se aprovecha el espacio mucho mejor. Así ahora dispone de una capacidad de algo más de 400 m.l., suficiente tanto para los 214 m.l. de documentación existente a fecha de hoy como para los próximos años. Las estanterías de madera fueron retiradas. Actualmente, además de la documentación que contenía en enero de 2002, en el Archivo Central está ya depositada la que había en la antigua vivienda del secretario, casi toda la que estaba en el cuarto situado enfrente del Archivo Central (todavía permanecen allí unos armarios-fichero), y la de la mayor parte de la que tenían los archivos de oficina, que se va bajando de forma más o menos gradual, según las necesidades de los productores. Esta documentación se está colocando en las estanterías de ángulo ranurado, mientras que la producida por el Juzgado Municipal, Hermandad Sindical de Labradores y Ganaderos, Cámara Agraria y otras instituciones diferentes del Ayuntamiento de Villanueva de Gállego se pone en los 30 m.l. de estanterías que se les ha reservado en el pequeño compactus existente, separando así físicamente también el fondo municipal de los restantes fondos del archivo.

En este depósito hay también una pequeña biblioteca formada fundamentalmente de enciclopedias y monografías de Derecho, distribuida entre uno de los cuerpos del armario compactus y una vieja estantería metálica de ángulo ranurado situada junto a una pared en la entrada del archivo.

3.2. Organización de los fondos documentales

En general, la documentación de los depósitos del sótano y de la antigua casa del secretario estaba bastante desordenada, lo cual no significa que en el pasado no se hubieran realizado actuaciones archivísticas, si bien con criterios contradictorios en ocasiones, para intentar tenerla más o menos controlada. Por ejemplo, hay inventarios de los años 1929 a 1934, 1936 y 1938, que reflejan una ordenación por secciones y negociados que posteriormente se perdió. Hacia 1970 se realizaron unas pocas fichas, cada una de las cuales indicaba el contenido de un legajo, algunas con correcciones en el número de signatura, lo que demuestra el cambio de ubicación de algunos de ellos. Siguiendo con los cambios de criterio, también encontramos cajas que contenían expedientes agrupados por el año en que fueron resueltos, sin tener en cuenta su origen orgánico-funcional; el primer documento de cada caja es una hoja en la que consta la relación de documentos que hay dentro de ella; pero sólo una parte de la documentación producida en esos años estaba ordenada así. Posteriormente, hacia 2001, doña Elisa Sacacia realizó un inventario somero de 72 legajos, en el que se indicaba la signatura, fecha de los documentos y una pequeña descripción del tipo “proyecto plaza”, “reparación iglesia”, “cuentas”. Estos legajos se depositaron en el compactus. Para el resto de la documentación, lo más normal es que las cajas tuvieran por fuera alguna indicación sobre su contenido, algunas veces excesivamente vaga, del tipo de “documentos por resolver”, “papeles de [y aquí el nombre propio de algún concejal funcionario]”. En otras ocasiones esas notas han sido mucho más explícitas. También la documentación existente en los archivos de oficina solía tener como instrumento de recuperación la anotación en el exterior de la caja. No existía ningún cuadro de clasificación de estos fondos, por lo que se está elaborando siguiendo unos criterios orgánico-funcionales, a partir del cuadro-marco establecido en las Mesas de Trabajo de los Archiveros Municipales de España2, con las variaciones pertinentes para adecuarlo a las necesidades y peculiaridades de la documentación de Villanueva de Gállego.

La descripción se realiza con un grado de detalle que varía según el tipo de documentación, en virtud de su posible interés para los usuarios. Como instrumentos de recuperación se elaboran fichas descriptivas e índices, informatizados actualmente con el programa de la Diputación Provincial denominado Veruela2, instalado en red, por lo que se puede acceder a la base de datos desde cinco ordenadores del Ayuntamiento.

Una copia de dicha base de datos, que en estos momentos3 se compone de más de 6500 registros, se guarda también en el Servicio de Archivos y Bibliotecas de Diputación Provincial. Paralelamente a la implantación de este programa informático se ha atendido a la formación del personal que ha de manejarlo.

3.3. Atención a los usuarios

Conforme se avanzaba en la organización de los fondos ha ido creciendo el número de consultas de documentos del Archivo, lo que ha aconsejado elaborar las correspondientes hojas de control de usuarios4, tanto externos como de dentro del Ayuntamiento, intentando evitar el “autoservicio” que tan perjudicial ha resultado siempre en los archivos. Para ello se ha designado a una persona como responsable de atender las peticiones de consulta y de servir y recoger la documentación.

Como todavía queda un volumen importante de documentación sin organizar, los datos sobre las consultas realizadas por los usuarios no pueden ser demasiado significativos. Entre el 2 de enero y el 30 de septiembre de 2008 se han realizado 42 consultas por parte de autoridades y funcionarios municipales, y 5 por ciudadanos. Las secciones o subsecciones de la documentación solicitada se manifiesta en el siguiente gráfico: El servicio está disponible durante el horario de la institución y el sistema de reproducción más empleado es el de la fotocopia. También se está iniciando un proceso de digitalización de documentos, para poder ver su reproducción fotográfica, que es una de las opciones que permite el programa informático Veruela2.

El depósito del Archivo Municipal en 2003

El depósito del Archivo Municipal en 2008